오늘 써볼 글은 이메일로 인쇄를 부탁할 때 실수없이 업무처리 하는 방법입니다. 

4가지 종류의 서류를 복사집에 1,500장씩 인쇄를 부탁하려는 상황인데요, 

먼저 가장 편하게 처리할 수 있는 방법은 서류 4개 파일을 보내서 그냥 인쇄해달라고 하는 것이겠지요. 

그런데, 이 서류를 받게 되면 여러 사람이 나눠서 1,500 장에 달하는 서류를 봉투에 넣는 작업을 해야한다고 가정해봅시다. 

그렇다면, 양면인쇄를 하면 4번 넣을 작업을 3번으로 줄여서 효율을 높일 수 있을 것입니다. 

자, 근데 여기서 또 다른 문제가 발생합니다. 

바로 양면 인쇄를 지시해야 한다는 것인데요, 

이 부분에서 서로 소통오류가 발생할 수 있습니다. 다른 파일을 양면인쇄 해버릴 수도 있는 것이지요. 

이러한 문제가 발생할 수도 있음을 예상하고, 미리 예방적 조치들을 시행해야합니다. 

먼저, 파일 명을 받는 사람 입장에서 간명하게 이해할 수 있도록 바꿔둬야 합니다. 

각각 서류는 만들때 계속 버전업 하다 보니 제목이 "서류_최종의최종의최종.hwp' 같은 식의 제목으로 저장 되어 있을 수도 있습니다. 

메일을 보내는 사람은 각각의 서류의 차이점에 대해 잘 알겠지만, 

인쇄하는 분 입장에서는 낱장의 종이 일 뿐입니다. 때문에, 실수를 예방하기 위해 서류 제목을 간단하게 바꾸고 넘버링을 해줍니다. 

이러면 보는 사람 입장에서 훨씬 간단하게 이해가 됩니다. 

이렇게 서류 제목만 바꿔도 이메일 내용 자체도 굉장히 간단해지게 됩니다. 

이분들이 쉬고 있다가 우리 이메일만 보고 인쇄를 하는 것이 아니라, 수많은 인쇄 업무 중에서 우리 인쇄가 하나 추가된다고 생각하면 

이메일도 간단하고 직관적인 내용으로 쓰는 것이 좋겠지요?

파일 제목만 바꿨는데, 이메일 내용까지 훨씬 간단해 진 것을 알 수 있죠?

그래도 불안하다면, 양면인쇄 할 서류만 캡쳐하여 이미지로 마지막에 설명을 붙여 넣어도 좋습니다. 

또, 우리가 양면 인쇄를 지시하는 입장에서 

양면 인쇄를 했으면 '좋겠다' 라는 표현은 피해야 합니다. 

명확한 지시가 도달할 수 있게 '양면 인쇄를 부탁드립니다.' '양면 인쇄로 해주세요.' 처럼 작성하는 것이 낫습니다. 

또, 이메일을 보내고 나서 전화로 이메일 받은 분들이 명확하게 우리 의사표현을 이해한 것이 맞는지 크로스 체크 할 필요가 있습니다. 

여기까지 하면 조금은 번거로웠겠지만, 그래도 예상 밖의 실수나 문제가 생기지는 않으니 오히려 더 맘이 편해진다는 장점이 있습니다. 

감사합니다.